Quando eu era gestora de Facilities, todos os anos eu me deparava com a necessidade de renegociar contratos. No início da minha carreira, enfrentei muitos desafios, mas com o tempo fui aprendendo. Chegou o mês de renegociar contratos. O que fazer?
Compartilho algumas ações que me ajudaram a ser mais eficaz nas minhas negociações:
- Planejamento (contrato) – Reúna todas as informações relevantes sobre o contrato atual. Revise o escopo, entenda as cláusulas de renovação e rescisão, saiba a duração (vigência), valores praticados, projeção de orçamento para o ano, termos e condições em geral. Tenha em mãos o histórico de desempenho (registros de feedbacks e reclamações) e documentos que comprovem o atendimento aos padrões de qualidade e o nível de satisfação do cliente.
- Planejamento (mercado) – Analise e pesquise as condições atuais do mercado. Verifique como elas podem influenciar a renegociação, incluindo preços, concorrência e tendências do setor. O serviço ou produto contratado é exclusivo? Verifique no mercado se há outras opções similares. Avalie o quanto você poderá flexibilizar na negociação em razão da demanda.
- Identifique pontos de negociação – Avalie quais itens do contrato são mais importantes para você e onde está disposto a ceder. Isso pode incluir prazos, preços, serviços adicionais, etc.
- Mantenha uma relação de confiança – Comunique-se de forma clara e honesta com seu fornecedor. Apresente a proposta de forma objetiva e explique os benefícios para ambas as partes. Lembre-se de seguir uma linha de ação ganha-ganha, onde se consiga um acordo favorável para ambos. Esteja aberto a discutir alternativas.
- Mantenha a imparcialidade – Não leve para o lado pessoal. Nesse momento, ambas as partes estão representando empresas. Se considerar que a negociação será muito complexa, busque ajuda profissional.
- Registre – Faça uma ata de reunião e, ao final, revise todos os pontos em conjunto para deixar claro tudo o que foi acordado.
Renegociar contratos pode ser desafiador, mas com planejamento e uma abordagem estratégica, é possível alcançar resultados positivos para ambas as partes.
Lembre-se de que a chave para uma negociação bem-sucedida é a comunicação clara e a construção de uma relação de confiança.
Boa sorte!