Nos anos recentes, o segmento de Gestão de Facilities (Facility Management) tem passado por uma transformação considerável impulsionada pela tecnologia. O que anteriormente era percebido como um domínio predominantemente operacional, hoje se reinventa com ferramentas que tornam a administração mais estratégica, eficiente e inteligente.
Com o progresso de plataformas digitais e, mais recentemente, da Inteligência Artificial (IA), gestores agora dispõem de recursos que antes pareciam distantes da realidade.
Mas o que, efetivamente, está mudando com a tecnologia em FM?
Automatização do cotidiano operacional
Atualmente, rotinas como abertura de chamados, inspeções de ambientes, controle de manutenção e até o monitoramento de fluxos em banheiros são realizadas com o suporte de softwares especializados. Isso possibilita uma atuação mais preventiva do que corretiva, diminuindo falhas e otimizando despesas.
Ferramentas como o sistema da Monitory (www.monitory.com.br), por exemplo, já permitem que um QR Code fixado em qualquer ambiente funcione como um canal direto para o registro de ocorrências.
Em vez de depender de ligações, formulários ou e-mails, colaboradores e usuários do espaço podem reportar problemas com agilidade e os gestores ganham visibilidade imediata sobre o que está ocorrendo.
Benefícios da digitalização
- Dados em tempo real.
- Informações como tempo médio de atendimento.
- Reincidência de falhas em equipamentos.
- Padrões de consumo.
- Histórico de manutenção.
É nesse ponto que entra um outro aliado significativo: a Inteligência Artificial.
A IA como parceira da gestão inteligente
A Inteligência Artificial aplicada ao FM permite ir além do monitoramento: ela antecipa tendências, identifica riscos antes que se tornem problemas e sugere caminhos mais eficientes.
Atualmente, já existem ferramentas acessíveis que podem ser integradas ao cotidiano do gestor de facilities. Veja alguns exemplos práticos:
— ChatGPT (OpenAI): utilizado para redigir comunicados, criar procedimentos operacionais, revisar contratos, automatizar respostas e até estruturar planos de ação.
— Power BI com Copilot (Microsoft): permite criar dashboards e análises a partir de comandos em linguagem natural. Por exemplo: o gestor pode perguntar “qual equipe mais fechou chamados este mês? ” e obter um gráfico pronto, sem fórmulas complexas.
— Gamma App: ideal para criar apresentações visuais e estratégicas com poucos cliques. Basta descrever o tema e o público, e o sistema gera slides com narrativa, dados e imagens.
— TLDV.io (Too Long Didn’t View): grava reuniões no Google Meet e Zoom, transcreve automaticamente, gera resumos com IA e destaca os principais pontos, facilitando o acompanhamento de reuniões com fornecedores ou equipes técnicas.
— Copilot (Microsoft 365): presente em ferramentas como Word, Excel, Outlook e Teams, ele auxilia na redação de e-mails, na criação de planilhas com fórmulas automáticas, na síntese de reuniões e até na sugestão de respostas para mensagens com base no contexto da conversa.
— Gemini (Google): assistente de IA incorporado ao Google Workspace. Pode ser utilizado para organizar cronogramas de manutenção, resumir documentos do Drive, responder a e-mails no Gmail ou gerar textos e relatórios a partir de solicitações simples.
— Fireflies.ai: grava e transcreve reuniões, mas também utiliza IA para extrair tarefas, decisões e compromissos de encontros com fornecedores ou prestadores de serviços.
— Krisp.ai: elimina ruídos de fundo durante chamadas, muito útil para quem precisa se comunicar com equipes operacionais em ambientes barulhentos.
— Leonardo.Ai: plataforma gratuita para elaboração de imagens com inteligência artificial. Pode ser utilizada para criar apresentações visuais, comunicar campanhas internas, simular ambientes ou gerar material gráfico de apoio.
— Pika.art: ferramenta gratuita de IA para produção de vídeos curtos a partir de imagens, textos ou ideias descritivas. Útil para treinamentos internos, comunicação visual de alertas ou campanhas de engajamento com equipes de manutenção.
Essas soluções não substituem o papel do gestor, mas ampliam sua capacidade de análise, organização e resposta, permitindo uma gestão mais inteligente, com mais tempo para refletir sobre melhorias e menos energia despendida em tarefas repetitivas.
Facility Manager diante da transformação digital
Mais do que adotar ferramentas, o profissional que trabalha em gestão de Facilities precisa se reposicionar como agente de inovação. Isso implica compreender as tecnologias disponíveis, saber interpretá-las e utilizá-las em benefício da operação, sempre com foco na melhoria contínua e na experiência dos usuários dos espaços.
A boa notícia é que nunca foi tão acessível iniciar os primeiros passos rumo à digitalização.
Com o apoio de instituições como a FS EDUCA (www.fseduca.com.br), que atua na capacitação e formação de profissionais preparados para esse novo cenário, essa transição tende a ser mais fluida, conectando conhecimento técnico com visão de futuro.
Conclusão
A tecnologia na área de Facilities Management não é uma promessa: é uma realidade.
Cabe aos profissionais do setor aproveitarem esse momento para elevar o nível da Gestão de Facilities no Brasil, com inteligência, dados e inovação.
Essa jornada, sem dúvida, é mais poderosa quando realizada com parceiros estratégicos ao lado.
Artigo desenvolvido por Kelly Cavalhiero (www.linkedin.com/in/kelly-cristina-rodrigues-cavalhiero).
