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O mundo vem passando por mudanças drásticas nos últimos dois anos, causadas pela pandemia do “novo coronavírus" ou Covid-19. A Organização Mundial de Saúde (OMS) acompanha de perto a evolução da doença, o progresso das vacinas e as práticas adotadas pelos países para a contenção da pandemia, considerada como Emergência de Saúde Pública de Nível Internacional.

O Covid-19 trouxe uma nova realidade para pessoas e empresas que se viram obrigadas a mudar suas rotinas: usar e exigir o uso máscaras, passar álcool em gel, evitar encostar no rosto e em objetos na rua, lavar bem as mãos e não se aglomerar. Hoje, passado o pior cenário da pandemia, os trabalhadores começam a voltar à rotina dos escritórios, muitas vezes em modelos híbridos de trabalho, metade do tempo em home-office e a outra metade dentro das empresas.

E se a gestão de facilities sofreu com a introdução de novos procedimentos em todos os setores, na área da saúde essas mudanças tiveram um impacto ainda mais drástico.

Os Convênios foram obrigados a incluir testes de COVID na sua cobertura devido à alta de casos. Já na Saúde Pública, o número de pessoas em busca de atendimento de emergência e internação nas UPAs, Clínicas da Família e hospitais se multiplicou. Suas operações básicas não comportaram o súbito aumento da demanda e muitas mudanças foram feitas de última hora. Instalações provisórias foram criadas em locais disponíveis como estádios, ginásios, centros de convenções e outros. Alguns hospitais chegaram a ampliar suas áreas, da maneira como foi possível.

E daqui pra frente, como vai ser? Se você trabalha na área de saúde hospitalar, veja abaixo as 4 principais mudanças na gestão de facilities em hospitais pós-pandemia.

1- Alterações na estrutura e na Manutenção Hospitalar

Com hospitais cheios, manter salas, leitos e equipamentos em bom funcionamento também se tornou um ponto crucial na gestão de facilities pós-pandemia. 

Os hospitais tiveram de criar setores exclusivos, com isolamento, para não haver a contaminação de outros pacientes, adiar cirurgias eletivas, adquirir e gerenciar recursos como respiradores, balões de oxigênio e leitos de UTI.

Por isso, mais do que nunca, é necessário que o gestor crie um plano de manutenção preventiva e oriente sua equipe a revisar estoques de insumos e verificar com determinada periodicidade o estado de preservação dos equipamentos. É preciso estar preparado para cenários críticos do Covid-19, já que não se sabe ao certo as mutações que o vírus pode sofrer daqui para frente. 

2- Foco no RH e Segurança do Trabalho

Além da estrutura, todo um investimento precisou ser feito na contratação de mais profissionais, roupas e equipamentos de proteção individual.

Garantir o uso regular dos EPCs (equipamentos de proteção coletiva) e EPIs (equipamentos de Proteção Individual), como botas ou sapatos higiênicos, luvas, máscara, macacão, óculos de proteção é imprescindível, bem como a vacinação em dia.

A gestão de facilities deve treinar todos os colaboradores para que eles entendam a importância de se proteger contra o vírus e sigam à risca todos os procedimentos.

3. Mais atenção aos processos de higienização em hospitais

Claro que, em comparação a outras empresas, os hospitais sempre precisaram ter um cuidado extra na questão da higienização, limpeza e descarte de resíduos. Porém, com a chegada do COVID-19 essa cautela foi triplicada.

A gestão de facilities teve de adotar novos protocolos sanitários, como a maior frequência na lavagem de mãos e ambientes, indicados pela Anvisa - Agência de Vigilância Sanitária -, a fim de se evitar a propagação do vírus no ambiente hospitalar.

A higienização dos aparelhos de ar-condicionado, balcões e assentos de recepção também não deve ser esquecida.

4- Atenção redobrada à Gestão de resíduos

Como o coronavírus é altamente contagioso e pode ser letal, a manipulação dos resíduos de pacientes ou da ala de COVID deve ser feita com extrema cautela.

O lixo precisa ficar isolado, bem lacrado e os funcionários não devem ter contato direto com o mesmo.

É preciso que os gestores de facilities estejam bem informados e atentos aos colaboradores, para que eles sigam todos os procedimentos do Manual de Limpeza e Desinfecção de Superfícies da ANVISA.

Assim como vários ramos da economia, o setor de administração condominial foi fortemente afetado pela crise provocada pela pandemia do Coronavírus.

Basicamente, o setor teve que se reinventar, já que uma parte das atividades não poderia simplesmente parar.

Foi necessário então avaliar novas formas de trabalho, criar processos e protocolos e, principalmente, investir em uma comunicação cada vez mais assertiva para passar segurança a condôminos e colaboradores.

Os desafios foram imensos! Se por um lado grande parte da população deixou de circular pelos conglomerados comerciais, a gestão de condomínios residenciais foi fortemente afetada pela presença massiva de moradores que antes passavam a maior parte do tempo fora, mas que agora vivem uma nova realidade.

Com a necessidade do isolamento social, muitas pessoas migraram para o formato de trabalho home office e o estudo on-line. E os condomínios precisaram se adaptar a esse novo contingente. Com mais gente em casa, cada um com suas demandas específicas, os conflitos se intensificaram. Não só os internos, entre as famílias, mas também os externos, com os vizinhos.

Com toda a certeza, essa foi a parte mais visível do iceberg. Segundo Marcelo Mahtuk, sócio fundador da Manager Gestão Condominial, houve um incremento de cerca de 50% de casos envolvendo brigas entre moradores durante o período da pandemia. Os motivos são os mais diversos, mas em geral versam sobre barulho, itens deixados no corredor, insistência em usar as áreas de lazer e não utilização de máscaras no espaço público, dentre outros. Muitas vezes essas brigas acabam terminando até mesmo na delegacia.


Adequação às mudanças

A gestão de crises passou a ser então um fator primordial para o bom gerenciamento condominial. É claro que esse item já fazia parte do escopo do trabalho desenvolvido, mas agora passou a ser potencializado. As administradoras também precisaram investir mais em manutenção, limpeza e na desinfecção das áreas comuns, além de orientar sobre o uso de EPIs (equipamentos de proteção individual) de segurança para colaboradores, moradores e visitantes. Foi necessário então treinar as equipes e investir em uma boa comunicação, sempre tendo em vista a segurança e bem-estar dos que moram ou trabalham no local.

Mas não é só isso! Para Marcelo Mahtuk , as empresas passaram a ter necessidade de uma visão mais humanística. Assim surgiu a ideia de criar um novo produto para a Manager: o “olho mágico”. Um canal confiável para denúncias anônimas sobre fatos graves que ocorrem nos condomínios, como agressão à mulher, assédio moral, discriminação de gênero, maus tratos a idosos e animais, racismo e outros. “É necessário cuidar das pessoas”, afirma.

 

Qualificação em Gestão Condominial

Mahtuk diz ainda que “para trabalhar na área é necessário ter o dom da administração e gostar de pessoas”. De fato, as demandas são grandes e as responsabilidades também. Por isso, é cada vez mais importante contar com profissionais qualificados.

Pensando nisso, a FS EDUCA lançará em breve um curso de Gestão Condominial. Serão 10 aulas durante o mês de novembro. Na ementa, Conceitos fundamentais para a gestão, Legislação, Gestão de Recursos Humanos, Gestão Financeira e outros temas contribuem para capacitar os profissionais de forma holística.  

Para Ana Duarte, profissional que atua no ramo imobiliário há mais de 25 anos e é uma das facilitadoras do curso, ter uma qualificação em Gestão Condominial é um diferencial no currículo de qualquer profissional que queira atuar na área. São muitos detalhes a avaliar. É necessário estar atualizado com diversos pontos que mudaram significativamente neste período.

Cada vez mais, o profissional de Gestão de Facilities ganha reconhecimento dentro das empresas, principalmente nos momentos de crise. A área da limpeza, por exemplo, está atualmente em evidência e cabe ao Facility Manager fazer a sua gestão. Mas, à medida que o tempo passa, o FM precisa se atualizar e buscar ferramentas que possam ajudá-lo a mostrar o desempenho dos trabalhos desenvolvidos pelo setor.

É muito importante que tenha alguns KPIs definidos para medir o desempenho dos prestadores que estão sob sua gestão. Além disso, precisa ter formas de mostrar se os indicadores estão sendo cumpridos ou não. 

KPI é uma sigla que vem do inglês para Key Performance Indicator, que são os Indicadores-Chave de Performance. São, portanto, ferramentas que medem o nível de desempenho e sucesso de uma empresa ou de um determinado processo.

Mas, existe uma certa confusão entre KPI e métricas. Pois bem, o KPI são indicadores importantes para seu negócio ou processo, e a métrica é tudo o que você pode medir. Então, se essa métrica de fato for relevante para o seu processo, se torna um indicador-chave.

Por isso é tão importante saber quais são as métricas importantes para o seu negócio/processo para que se tornem um ótimo indicador.

Algumas dicas para escolher um bom KPI:

  • Escolha um indicador que possa medir
  • Deve ter relevância para o seu processo
  • Possibilite escolhas inteligentes
  • Que tenha periodicidade

Alguns exemplos de KPIs para a área de Gestão de facilities:

  • Tempo de atendimento de ocorrências
  • Quantidade de tarefas executadas
  • Quantidade de Ações Preventivas e Corretivas
  • Pesquisas de avaliação de qualidade interna
  • Quantidade de paradas ou quebras de equipamentos

Todas estas métricas ajudam, de alguma forma, a medir a qualidade da entrega dos serviços de facilities.

Mas, além de definir os KPIs , é necessário também estabelecer alguns SLAs de atendimento para todos os prestadores gerenciados.

Você sabe o que é um SLA de atendimento?

SLA é uma sigla (Service Level Agreement) ou seja, Acordo de Nível de Serviço. Então, SLAs de atendimento são diretrizes ou procedimentos que a empresa deve seguir para garantir um alto nível de satisfação.

O SLA pode ser utilizado para analisar qualquer tipo de serviço prestado entre empresas e, nesse acordo, deverá ser definido entre as partes os critérios e objetivos para medir a qualidade e o desempenho do serviço prestado. Em alguns casos, as empresas estipulam multas, caso os prazos do SLA não se cumpram.

Temos também o  SLM, que é uma sigla para (Service Level Management), que significa Gerenciamento de Nível de Serviço.

Mas afinal, para que serve o SLM?

O SLM é a forma de gerenciar o SLA (Service Level Agreement), Acordo de Nível de Serviço.

Como sabem, os SLAs, são diretrizes ou procedimentos que devem ser acordados entre empresa e cliente para garantir um alto nível de satisfação.

Mas, sabemos que de nada adianta ter um SLA definido, se não houver um gerenciamento desse SLA. Dessa forma, o SLM tem o papel de planejar, negociar, definir, controlar e documentar o SLA. O objetivo é descobrir se os acordos definidos são eficientes e se estão sendo atingidos.

Os principais benefícios do SLM são:

  • Melhorar o nível de eficiência do seu SLA
  • Ajudar na definição e análise se o SLA está sendo cumprido
  • Resolver conflitos que impactam na qualidade dos serviços com maior rapidez
  • Reduzir o retrabalho gerado por não atingimento das metas estabelecidas

Muitos confundem os dois termos, a principal diferença entre os dois é que o SLA é o acordo que o cliente faz com a empresa sobre o nível de exigência dos serviços prestados. É onde se define quais são os critérios de avaliação. Já o SLM trata-se do gerenciamento dos critérios estabelecidos, com o objetivo de verificar se tudo que foi acordado no SLA está sendo cumprido.

Agora que você já sabe a diferença do SLA para o SLM é hora de aplicar nos contratos de Gestão de Facilities que gerencia.

Gestão à vista nas empresas

Todos nós sabemos que ter acesso a dados sobre determinado assunto faz com que a tomada de decisão seja mais assertiva, mas, também sabemos que com milhares de dados não é possível fazer isso. Por isso, é preciso traduzi-los em gráficos e formas de exemplificar o que querem nos mostrar.

Pensando nisso, muitas empresas estão adotando uma nova maneira de enxergar essas informações: a gestão à vista. Ela consiste em uma metodologia de gerenciamento no qual os indicadores são apresentados de forma clara e visível para manter a comunicação com as equipes e fazer com que todos tenham acesso a essas informações.

A gestão à vista é adotada como uma forma de engajar mais a equipe e fazer com que o processo de decisão seja mais rápido e eficaz.

Para implantar a metodologia, é necessário saber o que medir e qual será o parâmetro e KPIs que devem ser incluídos para que as ações sejam assertivas.

Na gestão à vista, é fundamental que o gestor possa contar com a tecnologia para ajudá-lo a mostrar o desempenho dos trabalhos feitos pelo setor de forma clara e eficiente.

Algumas ferramentas como as da Monitory possuem dashboards onde é possível acompanhar em tempo real os KPIs dos serviços de Facilities e tornar a gestão à vista possível nessa área tão importante nas empresas!

Toda empresa, escola ou condomínio precisa de uma gama de serviços de facilities, como limpeza, recepção, manutenção, segurança e muitos outros para se manter em pleno funcionamento. 

Antigamente era comum que elas contratassem esses funcionários diretamente, mas esse processo acabava sendo muito desgastante e oneroso.

Então surgiram as empresas de mão-de-obra especializada, também conhecidas como fornecedores de serviços de facilities (Facilities Services), que se mostraram alternativas mais práticas, eficientes e baratas.

Por meio desta terceirização, uma empresa consegue reduzir custos de logística, de RH - principalmente com encargos trabalhistas - e ainda ganha trabalhadores qualificados para cada serviço.

 

Quase um ano depois do início do COVID-19, a visão sobre workplace mudou muito. Empresas que antes priorizavam o escritório, hoje tem um olhar mais flexível. Mas, pensando no longo prazo, como e onde as pessoas trabalharão? Na Wiser acreditamos que a resposta para essa pergunta encontra-se na essência do trabalho híbrido. Mas o que é trabalho híbrido? O trabalho híbrido, que muitas vezes é confundido com o termo genérico “trabalho flexível”, engloba o conceito de apoiar os funcionários a fazerem o trabalho no escritório e remotamente.

 

A mobilidade, amparada pelos serviços de nuvem e redes sociais, esta fazendo com que a força de trabalho considere flexibilidade, abertura e conexão instantânea com outras pessoas, independentemente de sua localização, parte da sua realidade. E mais, essa força de trabalho também espera acessar plataformas de trabalho e programas a qualquer momento e de qualquer lugar.

 

A consultoria Gartner, como de costume, anunciou quais as tendências tecnológicas para 2021. Embora os pontos destacados já sejam realidade em algumas empresas, principalmente após o ano de 2020, eles devem nortear a estratégia de outras tantas. As tendências, divididas em três blocos diferentes, destacam a necessidade das empresas em demonstrar plasticidade organizacional para compor o futuro.

O conceito de Gestão de Facilities veio do exterior e já está no Brasil há alguns anos. No entanto, por ser mais comum em grandes empresas, ainda é pouco conhecido. Quem trabalha nesta área pode ser chamado de Facility Manager (FM) e gerencia o funcionamento da estrutura física de uma organização como os serviços de limpeza, manutenção, segurança, recepção, ativos como mobília e equipamentos, entre outros.

Os últimos meses foram repletos de acontecimentos que mudaram o rumo da história e agora, lentamente e com algumas recaídas, o mundo volta a girar. É verdade que nada será como antes no ambiente de trabalho: medição de temperatura, álcool gel, separação em acrílico entre mesas, distanciamento social, aviso visual de lotação no sanitário, aplicativos de agendamento de mesa ... enfim, inúmeras novidades em nosso workplace.

Confira a entrevista que fizemos com Claudenir Martins Jacometto, Diretora e Sócia Fundadora da Solar Ar

Segundo um levantamento realizado pelo SEBRAE, 9,3 milhões de brasileiras são empreendedoras, representando 34% de todos os donos de negócios do país. De acordo com um estudo divulgado pela consultoria empresarial Boston Consulting Group, diminuir a diferença de gênero em altos cargos executivos pode elevar o PIB mundial entre US$ 2,5 trilhões e US$ 5 trilhões.

Confira a entrevista que realizamos com dois profissionais que se especializaram para atender às demandas do mercado de FM

O mercado de Facility Management (FM) está em crescimento no Brasil e tem se profissionalizado e especializado a cada dia. As empresas passaram a entender o impacto de uma área capaz de tomar decisões mais estratégicas e que tragam mais qualidade e eficiência para o funcionamento de suas instalações.

A pandemia causou mudanças em diferentes setores, trazendo adaptações para este novo cenário. Em um momento de retomada, se faz necessário também falarmos dos cuidados com a alimentação e quais soluções podem ser adotadas pelas empresas, para evitar o desperdício e manter a qualidade de vida dos colaboradores.

Para falar sobre este tema, conversamos com Karina Quaresma, Diretora Geral na Stimu, docente da FS EDUCA e profissional com mais de 18 anos de experiência no segmento de Food Service/ Facility Management.

Confira alguns dos principais aspectos jurídicos que todo Facility Manager deve se atentar

Qual a importância da participação do Facility Manager (FM) na elaboração de um contrato? Em quais aspectos este profissional deve se atentar? Para falar sobre este assunto, nossa aluna e Fabiana Carrano entrevistou o professor da FS EDUCA e advogado Luís Felipe Marzagão.

70% dos alunos que estão fora do mercado, conseguem um emprego durante ou após realizar um curso na FS EDUCA

Buscar atualização constante, manter bons relacionamentos, participar de comunidades, acompanhar as novidades do mercado e estar sempre disposto a ajudar e a pedir ajuda. Estes são alguns dos elementos que mais são citados por nossos alunos, como decisivos na conquista de uma nova posição.

Por Jairo Martins, presidente executivo da FNQ

Não há como negar que estamos no meio de uma das maiores crises social, política, econômica e ética da história do Brasil. Somos vítimas de nós mesmos: os políticos e governantes, pela desonestidade e incapacidade de gerir os recursos em favor da população; os empresários, por terem sido coniventes, em troca de conveniências; e a sociedade (nós), por termos nos deixado enganar com promessas vazias, que nos levaram a fazer escolhas erradas.

O estudo “The Modern Workplace 2020: People, Places & technology Report”, realizado em diversos países com mais de 1.000 gestores de Facilities, TI e RH mapeou as principais tendências e desafios para o trabalho no futuro.  Recentemente publicamos aqui no blog da FS EDUCA um overview sobre o estudo (que você pode ler aqui) e em seguida falamos sobre o pilar referente a Pessoas, que você pode ler aqui. Neste conteúdo abordaremos mais sobre a visão de Ambientes e espaços para esta demanda flexível e colaborativa.

Estamos em uma era em que não é possível vislumbrar a vida sem a tecnologia. Ela está presente no nosso dia a dia, no nosso trabalho, na nossa casa, nas ruas… É raro encontrar um lugar hoje que não disponha de algum recurso tecnológico para auxiliar a atividade humana. 

Os dispositivos móveis hoje são quase uma extensão do corpo humano. Estamos sempre ligados, conectados e, para saber o que acontece ao nosso redor e no mundo, basta alguns poucos movimentos e toques para ter tudo ali, literalmente na palma da mão.